Que sont les processus organisationnels et leurs 3 types : apprends à les appliquer.

Le simple fait d’entendre une phrase comme celle-ci, « Quels sont les types de processus organisationnels ? », semble déjà t’endormir un peu, non ? 😑

Mais chasse ce sentiment de toi !

Comprendre des concepts tels que les processus organisationnels est… important de structurer son entreprise et de se concentrer sur les résultats..

Pour t’aider à franchir chaque étape, nous avons créé cet article basé sur la préparation d’un barbecue. Calme-toi ! Continue dans cette voie et cela prendra tout son sens.

C’est le genre de démarche dans laquelle beaucoup de gens aiment s’engager ! Et si tu es végétalien 🍉, végétarien 🍌 ou que tu n’aimes tout simplement pas la viande 🍄, souviens-toi : ceci n’est qu’un exemple !

Mais au-delà du barbecue, dans ce contenu, tu comprendras aussi parfaitement ce que sont les processus organisationnels., leur définition et leurs concepts, ainsi que les types de processus organisationnels et aussi quelques exemples.

Continue à lire pour ne rien manquer !

Qu’est-ce qu’un processus organisationnel ?

Les processus organisationnels sont des chaînes de tâches ordonnées chronologiquement dans le but d’effectuer une livraison récurrente au sein du flux de production d’une entreprise. Comment cela se passe-t-il ?

1. Événement initiateur qui déclenche le processus ;
2. Une série d’activités séquentielles ; et
3. Un événement de fin qui est souvent l’événement initiateur d’un nouveau processus organisationnel.

Par exemple : après toute l’étape de production d’un produit, il faudra l’expédier dans les magasins. La chaîne de fabrication est finalisée, et la chaîne logistique est lancée.

Comprends-tu vraiment le concept des processus organisationnels ? Mais à quoi servent-ils ? Quel est le but de la création de ces processus ?

En définissant clairement les processus opérationnels et leurs étapes, tu pourras trouver des possibilités d’amélioration.

Les opportunités d’amélioration sont des retards, des gaspillages ou des goulots d’étranglement, entre autres défauts, que l’on trouve dans les processus. Ainsi, une fois ces opportunités identifiées, les processus sont analysés en profondeur à la recherche d’une nouvelle façon de les exécuter.

Comment analyser un processus d’entreprise ?

Pour analyser un processus commercial, il est nécessaire de dessiner un diagramme de processus. Ce diagramme est essentiellement un schéma visuel où seront identifiés les activités du processus, les événements, la prise de décision, le début et la fin du processus.

En outre, dans ce schéma visuel peuvent également être disposés : les intrants des ressources et aussi les agents du processus, c’est-à-dire les personnes ou les équipes responsables de la réalisation des activités.

Voir un exemple de processus organisationnel représenté dans un diagramme de processus :

Source : HEFLO

Note les éléments qui sont identifiés dans ce flux de processus d’affaires :

• Agents du processus : gestionnaire, service des finances et demandeur ;
• Activités : dans les rectangles gris, il s’agit de tâches telles que « demander un remboursement » ou « analyser les dépenses » ;
• Prise de décision : losange jaune, dans ce cas, décider si la demande a été approuvée ou non ;
• Événement initial : cercle vert, c’est l’action qui déclenche le processus. Dans ce cas, la demande de remboursement ;
• Événement de fin : cercle rouge, soit le remboursement est annulé, soit le remboursement est effectué.

Le processus est donc clairement défini pour tous ceux qui ont besoin de l’exécuter ou d’y participer d’une manière ou d’une autre.

Pourquoi est-il important de concevoir des processus d’affaires ?

Avec une vision claire du processus commercial, il est plus facile d’analyser à quel stade des améliorations doivent être apportées si les indicateurs de performance montrent que le processus n’atteint pas les niveaux d’efficacité, de qualité et de productivité souhaités.

Sais-tu ce que sont les indicateurs de performance des processus ?

Les indicateurs de performance des processus sont des indices numériques utilisés pour vérifier si un certain processus atteint les objectifs souhaités et vérifier également son efficacité et la qualité des livraisons.

Ainsi, l’un des indicateurs de performance des processus d’un service commercial peut être :

• Le pourcentage d’augmentation des ventes d’un mois à l’autre ;
• Le nombre de nouveaux clients gagnés ;
• Le nombre de visites effectuées auprès des clients, parmi beaucoup d’autres.

Ainsi, lorsqu’on mesure les indicateurs de performance des processus, on obtient des indices généralement représentés par un nombre suivi d’une unité, d’un symbole mathématique ou d’un événement spécifique, voir :

• Augmentation des ventes de 10 % ;
• 50 nouveaux clients gagnés ;
• 102 visites effectuées.

Et les fameux indicateurs de performance, qu’est-ce que c’est ?

KPI est un acronyme qui signifie indicateurs clés de performance. C’est un type particulier d’indicateur de performance lié à tes processus d’entreprise qui ont un lien direct avec la réalisation des objectifs stratégiques et la fourniture de la valeur client.

Contrairement à ce que beaucoup de gens pensent, les ICP et les indicateurs de performance ne sont pas la même chose. Les ICP sont les indicateurs de performance les plus importants de l’entreprise et sont contrôlés non seulement par les personnes directement responsables du processus, mais aussi par les niveaux hiérarchiques supérieurs.

Par conséquent, il se peut que dans une certaine entreprise, le nombre de visites effectuées par l’équipe de vente soit un indicateur de performance opérationnelle important. Cependant, le nombre de clients gagnés est un indicateur de performance clé car il est directement lié à la réalisation des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Vois d’autres types d’indicateurs clés de performance dans cette vidéo de Siteware :

Maintenant que tu as compris ce que sont les processus organisationnels, comment les analyser et l’importance de cette démarche, utilisons enfin notre métaphore culinaire pour que tu comprennes quels sont les types de processus opérationnels

Allons-y ? Alors, prépare le charbon de bois et les brochettes !

Les 3 types de processus organisationnels (et une recette de barbecue😋).

Commence par la théorie, puis essaie de la mettre en pratique.

Les 3 types de processus organisationnels sont :

• Primaire (ou essentiel) ;
• Soutenant (ou supportant) ;
• Gestionnaire.

Comprenons bien chacun d’entre eux.

Processus primaires

Il s’agit des processus liés à ta livraison finale, ce que ton entreprise fait pour le client.

Si tu es une agence de contenu, par exemple, ces processus sont les articles de blog ou autres documents que tu crées. Dans un restaurant, ce sont les assiettes de nourriture.

Voici quelques caractéristiques des processus primaires :

Comprenons mieux cela dans notre comparaison avec le barbecue, d’accord ?

Évidemment, les processus primaires d’un barbecue sont ceux liés à la livraison de ce délice à tes invités. Ils commencent donc bien avant, lorsque tu fais tes courses pour trouver les meilleurs ingrédients. Cela peut même inclure le bon charbon de bois et les bonnes brochettes.

Bien sûr, la recette de ton barbecue est essentielle. Quelle quantité de sel doit être mise, si on laisse tremper de la viande, combien de temps sur le feu, sa température, etc.

Processus de soutien

Sont ceux qui n’apportent pas de valeur directement à ton client.. Dans une entreprise, on peut citer le processus d’embauche des RH, ou la comptabilité.

Dans le cas de notre barbecue, imagine qu’avant de commencer les préparatifs, tu as fait une estimation de la somme que tu allais dépenser, tu as fait des recherches sur les prix, etc. C’est un peu comme la comptabilité de ton barbecue.

C’est comme la comptabilité de ton barbecue Ensuite, tu as fait une invitation sympa, tu as fait quelques dessins et tu l’as envoyée par e-mail. Tu as même joint le lien avec la carte du chemin, marquée sur Google Maps, pour que personne ne se perde jusqu’à ce qu’il arrive à l’endroit où le barbecue aura lieu.

Tu as aussi créé une feuille de calcul de contrôle pour savoir qui y allait et à quelle heure ils arriveraient. Ainsi, tu as pu mieux t’organiser pour savoir combien d’ingrédients tu devais acheter et à quelle heure commencer à préparer ce que tu as l’intention de servir.

Ah, et il y a aussi la question de l’organisation de l’environnement, avec des poubelles pour que les gens puissent jeter leurs assiettes, leurs brochettes et leurs restes. Sans oublier des toilettes propres pour tout le monde et des conseils pour savoir où se garer.

C’était la partie logistique du barbecue.

Ces processus décrits ci-dessus constituent un renfort pour réussir le barbecue, mais n’affecteront pas le goût de la viande (ou des aubergines et du millet rôtis, pour ceux qui préfèrent). 🍆 🌽 😋

Processus de gestion

Ces activités sont chargées de coordonner et de contrôler les processus primaires et de soutien.

Ces processus de gestion, dans une entreprise, cherchent à accroître l’efficacité et l’efficience, dans le but de fournir une amélioration continue des processus et de servir les clients de mieux en mieux.

Cela comprend la mesure, le contrôle et l’ajustement des procédures.

Revenons à la comparaison avec le barbecue. Imaginons qu’après la rencontre, tu aies conçu un formulaire de sondage dans Typeform ou Google Forms.

Grâce à cette enquête de satisfaction, tu pourras savoir ce qui a plu à tes invités et ce qui doit être amélioré.

En outre, tu peux noter diverses données dans des feuilles de calcul. Combien de sel tu as utilisé dans chaque recette, combien de temps chaque viande est restée sur le feu et quel en a été le résultat. La recette et le processus de préparation doivent-ils être améliorés ?

Tu peux aussi vérifier quels plats ont été les plus consommés, ce qu’il restait et ce qui manquait, afin d’éviter le gaspillage ou les pénuries. Ainsi, ton prochain barbecue sera encore meilleur que celui-ci, perfectionnant l’expérience de tes invités à chaque nouvelle rencontre gastronomique.

Très bien, maintenant tu comprends ce que sont les types de processus et comment ils fonctionnent. Mais quelle est la meilleure façon de les intégrer pour gérer ton entreprise de manière agile et productive ?

C’est ce que tu découvriras dans le prochain sujet !

Exemples de processus organisationnels

Pour que tu comprennes encore mieux le sujet, nous avons sélectionné quelques exemples de processus organisationnels relatifs à chacun des types signalés ci-dessus.

Exemples de processus organisationnels primaires (ou centraux) :

• Dans un hôpital, les procédures médicales ;
• Dans le cas d’une industrie alimentaire, le contrôle de la qualité dans la production des aliments ;
• Dans le cas d’un hôtel, le nettoyage et l’entretien des installations.

Exemples de processus organisationnels de soutien (ou d’appui).

• La formation des salariés ;
• La création de matériel de diffusion ;
• Les procédures comptables de l’entreprise.

Exemples de processus organisationnels managériaux

• Analyser les performances des salariés ;
• Mener des réunions avec l’équipe ;
• Fournir un retour d’information aux employés.

Comment intégrer les différents types de processus organisationnels ?

Il existe différents moyens d’intégrer tes processus, comme par exemple les logiciels ERP, qui intègrent différents domaines de l’entreprise.

Mais si tu utilises déjà certains outils spécifiques dans ton entreprise, comme le CRM, les passerelles de paiement, l’automatisation du marketing, les logiciels de gestion financière, les feuilles de calcul et autres, tu peux aussi les intégrer.

Pour cela, tu peux utiliser les automatismes de Punchify Mequi intègrent tes outils préférés.

Ainsi, un processus primaire, comme une vente, réalisé par ta passerelle de paiement, peut être intégré à un tableur de contrôle de gestion (générant une nouvelle ligne à chaque paiement effectué) ou à un logiciel financier (processus de support), réalisant les écritures de comptes clients.

Découvre quelques-uns des automatismes prêts à l’emploi. (il ne faut même pas 2 minutes pour les mettre en place) et commence à mettre tes mains au travail – ou à préparer le barbecue !

Bon, maintenant que tu sais tout sur les 3 types de processus organisationnels, on n’a pas oublié, voici la recette du barbecue promise :